Peppol verplicht vanaf 2026: wat betekent dat voor jouw kmo?

Vanaf 1 januari 2026 moeten Belgische btw-plichtige bedrijven hun facturen aan andere bedrijven elektronisch versturen via het Peppol-netwerk. Een pdf per mail volstaat dan niet meer. Dit artikel legt uit wat dat concreet inhoudt en hoe je er zonder stress klaar voor bent.

Wat is Peppol?

Peppol is een internationaal netwerk waarover bedrijven en overheden gestructureerde elektronische documenten uitwisselen, in de eerste plaats facturen. Een Peppol-factuur is geen pdf maar een gestructureerd bestand (UBL) dat het boekhoudpakket van je klant automatisch kan inlezen. Geen overtypen, geen leesfouten, en een bewijs dat de factuur is afgeleverd.

Om via Peppol te versturen of te ontvangen heb je een access point nodig. Dat is een erkende dienstverlener die je facturen op het netwerk zet. De meeste moderne boekhoud- en facturatiepakketten hebben zo'n access point ingebouwd.

Wie moet eraan voldoen?

De verplichting geldt voor facturen tussen Belgische btw-plichtige ondernemingen (B2B). Factureer je enkel aan particulieren, dan verandert er voorlopig niets. Factureer je aan andere bedrijven, dan moet je vanaf 2026 zowel kunnen versturen als ontvangen via Peppol. Voor facturen aan de overheid (B2G) gold de verplichting al langer.

Er zijn uitzonderingen, bijvoorbeeld voor bepaalde vrijgestelde activiteiten en voor gefailleerde ondernemingen. Twijfel je of jouw bedrijf eronder valt? Vraag het na bij je boekhouder of accountant; die kent je specifieke situatie.

Wat verandert er in de praktijk?

• Factureren vanuit Word of Excel kan niet meer voor B2B-facturen. Je hebt software nodig die een UBL-bestand maakt en via een access point verstuurt.
• Ontvangen gebeurt ook via Peppol. Leveranciers sturen hun facturen niet meer per mail maar rechtstreeks naar jouw Peppol-adres. Je moet dus geregistreerd zijn op het netwerk.
• Je boekhouding wordt sneller. Inkomende facturen staan meteen in je pakket, zonder scannen of overtypen.

Drie manieren om klaar te zijn

1. Je bestaande boekhoudpakket. Controleer of het Peppol ondersteunt en activeer de koppeling. Voor veel kleine zaken is dit de snelste weg.
2. Een facturatietool met Peppol. Als je vandaag vanuit Excel of Word factureert, stap je over op een tool die Peppol ingebouwd heeft.
3. Bedrijfssoftware die alles samenbrengt. Als je facturen voortkomen uit offertes, werkbonnen of projecten, loont het om die hele keten in één systeem te zetten. Zo bouwden we OneOS: van aanvraag tot Peppol-factuur, gekoppeld aan je boekhouding.

Waar begin je?

Maak een lijst van alle plekken waar je vandaag een factuur maakt of ontvangt. Vaak zijn dat er meer dan je denkt: het kantoor, de techniekers, de webshop, een tweede vestiging. Kijk dan welke daarvan al Peppol kunnen en welke niet. Dat overzicht is het vertrekpunt voor elke oplossing, en het is precies wat we in een eerste gesprek samen met je maken.