Een klantenportaal: minder mails, meer overzicht

"Waar zit mijn bestelling?" "Kun je die factuur nog eens sturen?" "Wat is de stand van mijn dossier?" Het zijn vragen die elke dag terugkomen, en die je klant eigenlijk zelf zou kunnen opzoeken. Daarvoor dient een klantenportaal.

Wat is een klantenportaal?

Een klantenportaal is een afgeschermd deel van je website waar een klant inlogt en alles vindt wat over hem gaat: bestellingen, afspraken, documenten, facturen, de stand van een project. Hij moet er niet voor bellen of mailen, en jij moet het niet opzoeken.

Vijf tekenen dat je er een nodig hebt

• Je beantwoordt elke week dezelfde vragen over status, facturen of documenten.
• Bestanden gaan als bijlage heen en weer, en niemand weet nog welke versie de juiste is.
• Klanten bestellen telkens hetzelfde en moeten daarvoor toch telkens mailen.
• Informatie zit verspreid over mailboxen, mappen en een spreadsheet.
• Als een collega afwezig is, weet niemand hoe het met een dossier zit.

Wat zit er meestal in?

• Bestellingen en status. Wat is besteld, wat is onderweg, wat is geleverd.
• Documenten en facturen. Altijd de laatste versie, te downloaden wanneer het de klant uitkomt.
• Opnieuw bestellen of boeken. Met één klik, op basis van een vorige bestelling.
• Gegevens aanpassen. Leveradres, contactpersoon of btw-nummer wijzigt de klant zelf.
• Berichten per dossier. Vragen en antwoorden staan bij het dossier waar ze over gaan, niet in iemands mailbox.

Wat het je oplevert

Minder onderbrekingen, om te beginnen. Elke vraag die een klant zelf kan beantwoorden, is een mail die jij niet moet schrijven. Daarnaast maak je minder fouten, omdat iedereen naar dezelfde gegevens kijkt. En je klant ervaart het als service: hij krijgt zijn antwoord meteen, ook 's avonds en in het weekend.

De koppeling maakt het verschil

Een portaal is pas nuttig als de gegevens kloppen zonder dat iemand ze moet overtypen. Daarom wordt het gekoppeld aan de systemen die je al gebruikt: je webshop, je planning, je boekhouding of je CRM. Zo ziet de klant in het portaal precies wat jij in je eigen systeem ziet.

Klein beginnen

Je hoeft niet alles tegelijk te bouwen. Kies de ene vraag die je het vaakst krijgt en los die eerst op. Vaak is dat "waar zit mijn bestelling?" of "kan ik mijn factuur nog eens krijgen?". Werkt dat, dan bouw je verder.

Een klantenportaal op maat bouwen we als deel van je website, webshop of reservatiesysteem, in jouw huisstijl en met de koppelingen die jij nodig hebt. Welke vraag wil jij nooit meer per mail krijgen? Laat het ons weten.