Peppol-Pflicht seit 2026: Was bedeutet das für Ihr Unternehmen?

Seit dem 1. Januar 2026 müssen belgische mehrwertsteuerpflichtige Unternehmen ihre Rechnungen an andere Unternehmen elektronisch über das Peppol-Netzwerk versenden. Ein PDF per E-Mail reicht nicht mehr. Dieser Artikel erklärt, was das konkret bedeutet und wie Sie ohne Stress vorbereitet sind.

Was ist Peppol?

Peppol ist ein internationales Netzwerk, über das Unternehmen und Behörden strukturierte elektronische Dokumente austauschen, in erster Linie Rechnungen. Eine Peppol-Rechnung ist kein PDF, sondern eine strukturierte Datei (UBL), die das Buchhaltungsprogramm Ihres Kunden automatisch einlesen kann. Kein Abtippen, keine Lesefehler und ein Nachweis, dass die Rechnung zugestellt wurde.

Um über Peppol zu senden oder zu empfangen, brauchen Sie einen Access Point: einen zugelassenen Dienstleister, der Ihre Rechnungen ins Netzwerk stellt. Die meisten modernen Buchhaltungs- und Rechnungsprogramme haben einen Access Point eingebaut.

Wer muss die Pflicht erfüllen?

Die Pflicht gilt für Rechnungen zwischen belgischen mehrwertsteuerpflichtigen Unternehmen (B2B). Wenn Sie nur an Privatpersonen fakturieren, ändert sich vorerst nichts. Wenn Sie an andere Unternehmen fakturieren, müssen Sie seit 2026 über Peppol sowohl senden als auch empfangen können. Für Rechnungen an Behörden (B2G) galt die Pflicht schon länger.

Es gibt Ausnahmen, zum Beispiel für bestimmte befreite Tätigkeiten und für insolvente Unternehmen. Sie sind unsicher, ob Ihr Unternehmen darunterfällt? Fragen Sie Ihren Buchhalter oder Steuerberater, der Ihre Situation kennt.

Was ändert sich in der Praxis?

• Rechnungen aus Word oder Excel sind nicht mehr möglich für B2B-Rechnungen. Sie brauchen Software, die eine UBL-Datei erstellt und über einen Access Point versendet.
• Auch der Empfang läuft über Peppol. Lieferanten schicken ihre Rechnungen nicht mehr per E-Mail, sondern direkt an Ihre Peppol-Adresse. Sie müssen also im Netzwerk registriert sein.
• Ihre Buchhaltung wird schneller. Eingehende Rechnungen stehen sofort in Ihrem Programm, ohne Scannen oder Abtippen.

Drei Wege, um bereit zu sein

1. Ihr bestehendes Buchhaltungsprogramm. Prüfen Sie, ob es Peppol unterstützt, und aktivieren Sie die Anbindung. Für viele kleine Betriebe ist das der schnellste Weg.
2. Ein Rechnungstool mit Peppol. Wenn Sie heute aus Excel oder Word fakturieren, wechseln Sie zu einem Tool, das Peppol eingebaut hat.
3. Unternehmenssoftware, die alles zusammenbringt. Wenn Ihre Rechnungen aus Angeboten, Arbeitsaufträgen oder Projekten entstehen, lohnt es sich, die ganze Kette in ein System zu legen. So haben wir OneOS gebaut: von der Anfrage bis zur Peppol-Rechnung, verbunden mit Ihrer Buchhaltung.

Wo fangen Sie an?

Erstellen Sie eine Liste aller Stellen, an denen Sie heute eine Rechnung erstellen oder empfangen. Oft sind es mehr, als Sie denken: das Büro, die Techniker, der Onlineshop, ein zweiter Standort. Schauen Sie dann, welche davon Peppol schon beherrschen und welche nicht. Diese Übersicht ist der Ausgangspunkt für jede Lösung, und genau die erstellen wir in einem ersten Gespräch gemeinsam mit Ihnen.