Ein Kundenportal: weniger E-Mails, mehr Überblick

„Wo ist meine Bestellung?“ „Können Sie mir die Rechnung noch einmal schicken?“ „Wie ist der Stand meines Vorgangs?“ Das sind Fragen, die jeden Tag wiederkommen und die Ihr Kunde eigentlich selbst nachsehen könnte. Dafür gibt es ein Kundenportal.

Was ist ein Kundenportal?

Ein Kundenportal ist ein geschützter Bereich Ihrer Website, in den sich ein Kunde einloggt und in dem er alles findet, was ihn betrifft: Bestellungen, Termine, Dokumente, Rechnungen, den Stand eines Projekts. Er muss dafür nicht anrufen oder mailen, und Sie müssen es nicht heraussuchen.

Fünf Anzeichen, dass Sie eines brauchen

• Sie beantworten jede Woche dieselben Fragen zu Status, Rechnungen oder Dokumenten.
• Dateien gehen als Anhang hin und her, und niemand weiß mehr, welche Version die richtige ist.
• Kunden bestellen immer wieder dasselbe und müssen dafür trotzdem jedes Mal mailen.
• Informationen liegen verstreut in Postfächern, Ordnern und einer Tabelle.
• Wenn ein Kollege abwesend ist, weiß niemand, wie es um einen Vorgang steht.

Was ist meistens enthalten?

• Bestellungen und Status. Was bestellt ist, was unterwegs ist, was geliefert wurde.
• Dokumente und Rechnungen. Immer die neueste Version, zum Herunterladen, wann es dem Kunden passt.
• Erneut bestellen oder buchen. Mit einem Klick, auf Grundlage einer früheren Bestellung.
• Daten anpassen. Lieferadresse, Ansprechpartner oder Mehrwertsteuernummer ändert der Kunde selbst.
• Nachrichten pro Vorgang. Fragen und Antworten stehen bei dem Vorgang, um den es geht, nicht im Postfach einer einzelnen Person.

Was es Ihnen bringt

Zunächst einmal weniger Unterbrechungen. Jede Frage, die ein Kunde selbst beantworten kann, ist eine E-Mail, die Sie nicht schreiben müssen. Außerdem machen Sie weniger Fehler, weil alle auf dieselben Daten schauen. Und Ihr Kunde erlebt es als Service: Er bekommt seine Antwort sofort, auch abends und am Wochenende.

Die Anbindung macht den Unterschied

Ein Portal ist erst nützlich, wenn die Daten stimmen, ohne dass jemand sie abtippen muss. Deshalb wird es an die Systeme angebunden, die Sie bereits nutzen: Ihren Onlineshop, Ihre Planung, Ihre Buchhaltung oder Ihr CRM. So sieht der Kunde im Portal genau das, was Sie in Ihrem eigenen System sehen.

Klein anfangen

Sie müssen nicht alles auf einmal bauen. Wählen Sie die eine Frage, die Sie am häufigsten bekommen, und lösen Sie diese zuerst. Oft ist das „Wo ist meine Bestellung?“ oder „Kann ich meine Rechnung noch einmal bekommen?“. Funktioniert das, bauen Sie weiter.

Ein Kundenportal nach Maß bauen wir als Teil Ihrer Website, Ihres Onlineshops oder Ihres Buchungssystems, in Ihrem Erscheinungsbild und mit den Anbindungen, die Sie brauchen. Welche Frage möchten Sie nie wieder per E-Mail bekommen? Lassen Sie es uns wissen.