Un portail client : moins de mails, plus de clarté

« Où en est ma commande ? » « Pouvez-vous me renvoyer cette facture ? » « Où en est mon dossier ? » Ce sont des questions qui reviennent chaque jour, et que votre client pourrait en fait chercher lui-même. C’est à cela que sert un portail client.

Qu’est-ce qu’un portail client ?

Un portail client est une partie protégée de votre site web où un client se connecte et trouve tout ce qui le concerne : commandes, rendez-vous, documents, factures, l’état d’un projet. Il ne doit pas appeler ni envoyer de mail pour cela, et vous ne devez rien chercher.

Cinq signes que vous en avez besoin

• Vous répondez chaque semaine aux mêmes questions sur un statut, des factures ou des documents.
• Des fichiers font des allers-retours en pièce jointe, et plus personne ne sait quelle version est la bonne.
• Des clients commandent chaque fois la même chose et doivent quand même envoyer un mail à chaque fois.
• Les informations sont dispersées entre des boîtes mail, des dossiers et un tableur.
• Quand un collègue est absent, personne ne sait où en est un dossier.

Que contient-il en général ?

• Commandes et statut. Ce qui est commandé, ce qui est en route, ce qui est livré.
• Documents et factures. Toujours la dernière version, à télécharger quand cela convient au client.
• Commander ou réserver à nouveau. En un clic, sur la base d’une commande précédente.
• Adapter ses données. Le client modifie lui-même l’adresse de livraison, la personne de contact ou le numéro de TVA.
• Des messages par dossier. Les questions et les réponses se trouvent dans le dossier concerné, pas dans la boîte mail de quelqu’un.

Ce que cela vous apporte

Moins d’interruptions, pour commencer. Chaque question à laquelle un client peut répondre lui-même est un mail que vous ne devez pas écrire. En plus, vous faites moins d’erreurs, parce que tout le monde regarde les mêmes données. Et votre client le vit comme un service : il reçoit sa réponse tout de suite, aussi le soir et le week-end.

Le lien avec vos systèmes fait la différence

Un portail n’est utile que si les données sont correctes sans que quelqu’un doive les retaper. C’est pourquoi il est relié aux systèmes que vous utilisez déjà : votre boutique en ligne, votre planning, votre comptabilité ou votre CRM. Le client voit ainsi dans le portail exactement ce que vous voyez dans votre propre système.

Commencer petit

Vous ne devez pas tout construire en même temps. Choisissez la question que vous recevez le plus souvent et réglez celle-là d’abord. Souvent, c’est « où en est ma commande ? » ou « puis-je recevoir ma facture une nouvelle fois ? ». Si cela fonctionne, vous continuez à construire.

Nous construisons un portail client sur mesure comme une partie de votre site web, de votre boutique en ligne ou de votre système de réservation, dans votre style maison et avec les liens dont vous avez besoin. Quelle question ne voulez-vous plus jamais recevoir par mail ? Dites-le-nous.